La regia di un evento aziendale è ciò che separa una convention da una conferenza

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• La regia di un evento aziendale scrive il copione della giornata, con interventi, video, stacchi musicali e cambi di luce nell’ordine e nel minuto in cui avverranno. Durante l’evento una sola persona dà il segnale di ogni passaggio a tecnici, artisti e presentatore, così che ognuno parta nel momento giusto.
• Nei momenti che richiedono una sincronia esatta, come il reveal di un prodotto, musica, luci, video ed effetti vengono collegati a un timecode comune. Il riferimento condiviso fa partire tutte le macchine nello stesso fotogramma, e la sequenza si verifica nella prova generale.
• Quando uno speaker sfora, un video non parte o un ospite arriva in ritardo, la regia decide il rimedio in pochi secondi, con musica di riserva, stacchi che si allungano e un piano B preparato prima. Il più delle volte il pubblico non si accorge di nulla.

In una convention, speech, video, musica e luci si passano la parola decine di volte, e la regia tiene insieme ogni passaggio, dalle prove al walk-out

In una convention di mezza giornata il palco cambia protagonista di continuo. Parla l’amministratore delegato, parte un video, entra la musica per il cambio di speaker, si abbassano le luci per una premiazione, torna il presentatore. Ognuno di questi passaggi coinvolge almeno tre persone (il fonico, il tecnico luci e chi manda i video), che devono muoversi nello stesso secondo.

Se nessuno coordina quei secondi, anche quando ogni fornitore fa bene la propria parte la giornata procede a scatti, con pause fra un intervento e l’altro, applausi che si spengono nel silenzio, uno speaker che sale sul palco mentre il video precedente sta ancora finendo. La regia serve a evitarlo, con un lavoro che comincia settimane prima, sul copione scritto a tavolino, e finisce nelle decisioni prese in cuffia mentre la sala guarda il palco.

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Che cosa fa la regia di un evento aziendale

La regia di un evento aziendale parte da un documento, il copione, che descrive la giornata minuto per minuto: chi parla e per quanto, con quale musica sale e scende dal palco, quale video segue, che luce c’è in sala. Dal copione si ricava la cue list, l’elenco numerato dei segnali, i cue appunto, che durante l’evento faranno partire ogni azione.

Il giorno dell’evento chi dirige la regia siede alla postazione tecnica, di solito in fondo alla sala, e, collegato in cuffia con fonico, tecnico luci, regia video, palco e presentatore, chiama ogni cue ad alta voce, nell’ordine scritto. I tecnici partono soltanto al suo segnale, e la regia lo dà nel momento fissato, così ogni passaggio dura i secondi che il copione gli assegna.

La voce deve restare una sola, perché quando più persone danno ordini ai tecnici, ognuna con la propria idea dei tempi, gli errori cadono proprio nei passaggi, dove il pubblico guarda di più.

Speech, video e musica nello stesso copione

In una convention la musica lavora soprattutto fra un momento e l’altro. C’è il walk-in, che accoglie il pubblico mentre prende posto e che, qualche minuto prima dell’inizio, cambia carattere per avvertire la sala che si sta per cominciare. C’è la musica d’ingresso di ogni speaker, che copre i passi fino al leggio e si chiude quando lo speaker arriva al microfono. Poi ci sono gli stacchi, brevi, che separano due interventi o sottolineano un cambio di scena, e infine il walk-out, che accompagna l’uscita e lascia alla sala l’ultima impressione della giornata.

Nel copione ognuno di questi momenti ha la sua riga, con il brano, la durata, la luce e la persona che deve farsi trovare pronta dietro le quinte. Lo stesso vale per i video, che vanno annunciati, lanciati e chiusi con la musica giusta. Poiché musica e video si scelgono in base al tone of voice del brand, chi scrive il copione lavora fin dall’inizio con il marketing dell’azienda, e già il walk-in comincia a raccontare il marchio, prima che qualcuno salga sul palco.

Costruita così, una convention ha un ritmo che il pubblico sente senza accorgersene, perché fra una parte e l’altra non si apre quel vuoto in cui la sala torna a guardare il telefono.

Il timecode, per i momenti che non ammettono margini

Alcuni passaggi non si possono affidare alla voce, per quanto pronta. Nel reveal di un prodotto il telo cade, le luci si accendono, il video parte, la musica entra e magari scendono i coriandoli, tutto nello stesso istante, e basta mezzo secondo di ritardo fra un tecnico e l’altro perché il momento perda forza.

In questi casi la regia usa il timecode, un segnale di sincronizzazione che tutte le macchine leggono insieme e che scandisce il tempo in ore, minuti, secondi e fotogrammi. Il mixer audio, la console luci, il server video e gli effetti speciali vengono programmati sullo stesso riferimento, così, quando il timecode parte, ogni azione arriva nel fotogramma stabilito.

La sequenza a timecode si costruisce prima e si verifica nella prova generale, dal momento che un errore di programmazione sposterebbe un effetto rispetto alla musica davanti a tutta la sala. Il timecode fa partire la sequenza, mentre la decisione di lanciarla resta alla regia, che aspetta l’attimo in cui il pubblico è pronto.

Le prove, con gli speaker e senza

Le prove di un evento aziendale sono di due tipi. La prova tecnica verifica ogni cue con i fornitori, senza pubblico e spesso senza gli speaker, mentre la prova generale ripercorre il copione dall’inizio alla fine, nei tempi reali, con il presentatore e con chi ha potuto esserci.

Alcuni speaker la prova non la fanno, di solito i più importanti, che arrivano poco prima di salire sul palco. La regia lo mette in conto e fa provare al loro posto qualcuno che misura i passi dall’ingresso al leggio e controlla il microfono, poi a loro dà pochi dettagli essenziali da ricordare, cioè da dove entrare, dove guardare e chi farà segno di chiudere.

Durante le prove si scrivono anche le varianti, i cue di riserva che serviranno se qualcosa cambierà, e ogni variante ha il suo numero nella cue list come i passaggi previsti.

Quando qualcosa esce dal copione

Il giorno dell’evento qualcosa esce quasi sempre dal programma. Uno speaker parla molto più del previsto, un video non parte, l’ospite atteso per la premiazione è ancora in strada. La regia ha pochi secondi per scegliere il rimedio e lo sceglie da sola, perché fermarsi a consultare tutti vorrebbe dire lasciare il palco vuoto.

Gli strumenti sono quelli preparati prima. Una musica di riserva, pronta in ogni momento, copre il silenzio mentre il video si ricarica, gli stacchi si allungano o si accorciano per recuperare il tempo perso, e il presentatore riceve in cuffia o su un biglietto la nuova sequenza.

Se uno speaker sfora, la regia ricalcola i tempi di tutto ciò che segue e decide dove recuperare, senza toccare i momenti che contano di più per l’azienda, come il discorso di chiusura o la premiazione. Così il ritardo, il più delle volte, resta una faccenda fra la regia e i tecnici, e la sala non se ne accorge.

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La regia del tuo prossimo evento aziendale

Per Mikevents la regia fa parte del progetto musicale fin dalla prima riunione. Partiamo dal tone of voice e dai KPI dell’evento per costruire il palinsesto, scriviamo il copione musicale e la cue list, e in sala coordiniamo speech, video e reveal, con il timecode dove serve, dal walk-in al walk-out. Audio, luci ed effetti speciali li gestiamo con partner di fiducia o con il service della location, e riservatezza e brand safety fanno parte di ogni produzione.

Le varianti e il piano B li scriviamo insieme al copione, e quando la sala si svuota consegniamo all’azienda un report su come è andata la giornata.

Se stai preparando una convention, un lancio o un gala, mandaci la scaletta che hai in mente e la trasformeremo in un copione. Come lavoriamo con le aziende lo trovi nella pagina sulla musica per eventi corporate.

Regia di un evento aziendale: domande frequenti

Che cosa fa la regia in un evento aziendale?

La regia di un evento aziendale scrive il copione della giornata, con interventi, video, musica e luci in ordine di tempo, e ne ricava la cue list, l’elenco dei segnali che fanno partire ogni azione. Durante l’evento una sola persona chiama i cue a tecnici, artisti e presentatore, e decide come intervenire quando qualcosa esce dal programma.

A che cosa serve il timecode in una convention?

Il timecode è un segnale di sincronizzazione che scandisce il tempo in ore, minuti, secondi e fotogrammi. In una convention serve nei momenti in cui musica, luci, video ed effetti speciali devono partire insieme, come il reveal di un prodotto, perché tutte le macchine leggono lo stesso riferimento. La sequenza si programma prima e si verifica nella prova generale.

Come si fanno le prove della regia di un evento aziendale?

La regia di un evento aziendale prevede una prova tecnica, che verifica ogni cue con fonico, tecnico luci e regia video, e una prova generale, che ripercorre il copione nei tempi reali con il presentatore e gli speaker disponibili. Per chi non può esserci, la regia fa provare qualcuno al suo posto e prepara cue di riserva.